Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein deutsches Format für elektronische Rechnungen, das eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Der Empfänger sieht eine gewohnte PDF, während die Buchhaltungssoftware alle Rechnungsdaten automatisch aus dem XML ausliest — ohne Abtippen. ZUGFeRD basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist technisch mit dem französischen Format Factur-X identisch.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist technisch eine PDF/A-3-Datei, in die eine strukturierte XML-Datei (in der Regel „factur-x.xml“) eingebettet ist. So entsteht ein Dokument mit zwei Ebenen: Menschen lesen die PDF, Software wertet parallel das XML aus. Beide Ebenen beschreiben dieselbe Rechnung, sodass keine Daten doppelt erfasst werden müssen. Die Struktur der XML-Daten folgt dem Standard „Cross Industry Invoice“ (CII) auf Basis von UN/CEFACT.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden:
- MINIMUM – nur Kopf- und Summendaten; gilt als reine Buchungshilfe, nicht als vollständige Rechnung.
- BASIC WL – ohne Rechnungspositionen; ebenfalls keine vollwertige E-Rechnung.
- BASIC – EN-16931-konform, deckt einfache Rechnungen mit Positionen ab.
- EN 16931 (früher COMFORT) – vollständige Konformität mit der EU-Norm EN 16931.
- EXTENDED – erweitert EN 16931 um zusätzliche Felder für komplexe oder grenzüberschreitende Fälle.
Wichtig: Als vollwertige E-Rechnung nach EN 16931 zählen die Profile ab BASIC. MINIMUM und BASIC WL gelten nur als Buchungshilfe.
ZUGFeRD, XRechnung oder Factur-X — was ist der Unterschied?
| Format | Aufbau | Syntax | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| ZUGFeRD | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML | CII | B2B in Deutschland |
| XRechnung | reines XML (keine PDF) | CII oder UBL | Rechnungen an Behörden (B2G), auch B2B |
| Factur-X | Hybrid (identisch zu ZUGFeRD 2.x) | CII | Frankreich |
Ist ZUGFeRD ab 2025 Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen strukturierte B2B-E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen und — mit Zustimmung des Empfängers — sonstige elektronische Formate (z. B. einfache PDFs) weiterhin zulässig; für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B verpflichtend. ZUGFeRD (ab Profil BASIC/EN 16931) und XRechnung erfüllen beide die Formatanforderungen. (Angaben nach aktuellem Stand; im Zweifel die Steuerberatung hinzuziehen.)
So verarbeitet Taxofy ZUGFeRD
Taxofy liest die eingebetteten ZUGFeRD-/Factur-X-XML-Daten direkt und ohne OCR aus, prüft die Pflichtangaben nach §14 UStG automatisch und erzeugt einen Buchungsvorschlag für den DATEV-Export. So wird aus einer E-Rechnung in wenigen Sekunden eine geprüfte Buchung.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine PDF?
Technisch ja — es ist eine PDF/A-3, die zusätzlich strukturierte XML-Daten enthält. Man sieht eine normale PDF, im Hintergrund steckt die maschinenlesbare Rechnung.
Welche ZUGFeRD-Profile sind als E-Rechnung zulässig?
Profile ab BASIC bzw. EN 16931. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungsdaten und gelten nur als Buchungshilfe.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie XRechnung?
Nein. XRechnung ist ein reines XML-Format (vor allem für Rechnungen an Behörden). ZUGFeRD ist hybrid und kombiniert PDF und XML in einer Datei.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung in DATEV verbuchen?
Ja. Die strukturierten XML-Daten lassen sich auslesen und — zum Beispiel mit Taxofy — als Buchung übernehmen und per DATEV-/EXTF-Export übergeben.
Woran erkenne ich, ob eine PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist?
An der eingebetteten XML-Datei (meist „factur-x.xml“, bei älteren Versionen „ZUGFeRD-invoice.xml“). Buchhaltungssoftware erkennt sie automatisch.