E-Rechnungspflicht: Was gilt ab 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich. Zunächst müssen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen wird bis 2028 stufenweise eingeführt. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC) — eine einfache PDF genügt nicht mehr.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die Norm EN 16931 erfüllt. Eine Papierrechnung oder eine reine Bild-PDF gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Zulässig sind insbesondere XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD/Factur-X (hybrid, ab Profil BASIC/EN 16931).
Ab wann gilt was? Die Fristen im Überblick
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| bis 31.12.2026 | Übergangsfrist: beim Ausstellen sind Papier und – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige Formate (z. B. PDF) noch erlaubt |
| bis 31.12.2027 | Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnung im inländischen B2B verpflichtend |
Angaben nach aktuellem Stand; im Zweifel die Steuerberatung hinzuziehen.
Für wen gilt die Pflicht?
Betroffen sind Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen. Kleinunternehmer (§19 UStG) müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§33 UStDV) und Fahrausweise bleibt eine „sonstige Rechnung“ zulässig.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Ab 2025 müssen Unternehmen eingehende E-Rechnungen empfangen, auslesen und GoBD-konform im Originalformat archivieren können. Praktisch heißt das: eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD automatisch verarbeitet, spart Aufwand und vermeidet Fehler.
So verarbeitet Taxofy E-Rechnungen
Taxofy empfängt und liest XRechnung sowie ZUGFeRD/Factur-X automatisch aus, prüft die Pflichtangaben nach §14 UStG und erzeugt einen Buchungsvorschlag für den DATEV-Export – revisionssicher archiviert.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen.
Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?
Übergangsweise ja – beim Ausstellen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2026, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Eine reine PDF ist aber keine E-Rechnung im Sinne der Norm; ab 2028 ist im B2B die strukturierte E-Rechnung verpflichtend.
Welche Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht?
XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil BASIC/EN 16931) sowie andere EN-16931-konforme Formate.
Muss ich E-Rechnungen besonders archivieren?
Ja, GoBD-konform und revisionssicher. Maßgeblich ist der strukturierte (XML-)Teil der Rechnung.
Gibt es Ausnahmen von der Pflicht?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sowie B2C-Rechnungen sind nicht betroffen.